Een bevestigingsmail is meer dan enkel een ticketbijlage. Het is hét moment om je bezoekers goed te informeren én warm welkom te heten. Hier vind je een overzicht van praktische informatie die je optioneel kunt toevoegen, afhankelijk van je locatie of voorstelling.
Begin steeds met een warme boodschap. Bijvoorbeeld:
"Bedankt voor uw reservatie – we kijken ernaar uit u te verwelkomen!"
Je kan hier ook kort iets zeggen over het genre van de voorstelling, of wat de bezoeker mag verwachten (ontroering, humor, spektakel…).
Vermeld duidelijk wanneer de voorstelling begint en wanneer de deuren open gaan:
“De voorstelling start stipt om 20u.”
“De foyer is open vanaf 19u30.”
Voeg eventueel ook toe of laatkomers nog toegelaten worden.
Bezoekers met specifieke noden apprecieren duidelijke info:
Is er een lift?
Zijn er rolstoelplaatsen?
Moeten ze vooraf iets melden?
Voorbeeld:
“Rolstoelgebruikers of bezoekers die gebruik wensen te maken van de lift, vragen we vriendelijk om vooraf contact op te nemen.”
Maak het makkelijk voor mensen die nog nooit op je locatie geweest zijn:
Gratis of betalend parkeren?
Dichtstbijzijnde parkings?
Fietsstalling?
Openbaar vervoer?
Voorbeeld:
“Er is gratis parkeergelegenheid aan de overkant van het gebouw.”
“De dichtstbijzijnde bushalte (lijn 24) ligt op 2 minuten wandelen.”
Voorzie info over drankbonnen, cash, bancontact, Payconiq...
Voorbeeld:
“Door een zwakke internetverbinding is Payconiq soms onbetrouwbaar. We vragen om zoveel mogelijk cash te betalen.”
Voeg je Facebookpagina of Instagram toe:
“Volg ons op Facebook voor sfeerfoto’s en updates: facebook.com/onsTheater”
Geef eventueel ook mee hoe mensen contact kunnen opnemen bij vragen of wijzigingen.
Extra info bij kindervoorstellingen kan nuttig zijn:
Duur van de voorstelling
Vanaf welke leeftijd
Of er kinderstoelen of kussens zijn
Of er animatie of kinderopvang voorzien is
Denk aan:
Rookbeleid
Vestiaire
Of er pauze is
Of er eten en drinken voorzien is
Of tickets op gsm aanvaard worden of geprint moeten zijn
Fotografie of GSM-gebruik tijdens de voorstelling
Hou de mail beknopt, en verwijs voor uitgebreide informatie eventueel naar een aparte pagina op je website:
“👉 Alle praktische info voor uw bezoek: www.jouworganisatie.be/info”