1. Wat is de wachtlijst in Rood Fluweel?

De wachtlijst laat bezoekers toe om zich in te schrijven voor een uitverkochte voorstelling. In plaats van een doodlopend “Uitverkocht”-label, krijgt de bezoeker een positieve call-to-action: zich registreren om op de hoogte te blijven.

Voor de bezoeker is dit laagdrempelig en geruststellend. Voor de organisator biedt het:

• zicht op latente vraag

• een lijst van geïnteresseerde potentiële kopers

• een manier om last-minute vrijgekomen plaatsen alsnog in te vullen

Belangrijk: de wachtlijst verstuurt momenteel geen automatische meldingen wanneer tickets vrijkomen. De lijst is een actief beheertool voor de organisatie.

2. Wanneer ziet een bezoeker de wachtlijst?

De wachtlijst verschijnt automatisch wanneer:

• een voorstelling uitverkocht is

• én de wachtlijst geactiveerd is op het relevante niveau (bedrijf / productie / voorstelling)

De bezoeker ziet dan:

• een formulier met naam en e-mailadres

• optioneel een telefoonnummer

• een duidelijke boodschap dat hij/zij op de hoogte gehouden kan worden

3. Hiërarchische instellingen (zeer belangrijk)

De wachtlijst kan op drie niveaus ingesteld worden:

Organisatie
 └─ Productie
     └─ Voorstelling

Overerfingsregels

• Instellingen op voorstellingsniveau hebben altijd voorrang

• Productie-instellingen overschrijven bedrijfsinstellingen

• Bedrijfsinstellingen bepaald of de feature gebruikt kan worden of niet

Praktisch voorbeeld

• Bedrijf: wachtlijst AAN

• Productie Romeo & Julia: wachtlijst UIT

• Voorstelling 15 januari: wachtlijst AAN

➡️ Resultaat:

• Alleen de voorstelling van 15 januari toont een wachtlijstformulier

Tip voor beheerders

Gebruik:

• bedrijfsniveau voor een algemene strategie

• productieniveau om uitzonderingen te maken

• voorstellingsniveau voor heel gerichte beslissingen

4. Beheerinterface in Delphi

Je kan de wachtlijsten activeren in:

Delphi → Instellingen  → Meer  → Features → Wachtlijsten

• alle inschrijvingen raadplegen

• filteren op productie of voorstelling

• manueel inschrijvingen activeren of deactiveren

• bulkacties uitvoeren

Elke inschrijving toont onder andere:

• naam en e-mailadres van de bezoeker

• datum en tijdstip van inschrijving

• op welk niveau werd ingeschreven (productie / voorstelling)

• status (actief / uitgeschreven)

5. E-mailcommunicatie naar bezoekers

5.1 Automatische bevestigingsmail

Na inschrijving ontvangt de bezoeker altijd automatisch een bevestigingsmail van zijn aanmelding

Deze mail bevat:

• bevestiging van de inschrijving

• context (voorstelling of productie)

• een unieke afmeldlink

• basisinformatie over verdere communicatie

Dit zorgt voor transparantie en GDPR-conformiteit.

5.2 Afmelden door bezoekers

Elke e-mail bevat een persoonlijke en veilige afmeldlink.

• Geen login nodig

• Unieke code per inschrijving

• Onmiddellijke uitschrijving

Dit voorkomt frustratie én spamklachten.

5.3 Aanpassen van e-mails

Als beheerder kan je de bevestigingsmails aanpassen:

• onderwerp

• inhoud

👉 Hou de tekst duidelijk en realistisch. Vermijd beloftes over automatische meldingen als je die niet effectief gebruikt.

6. Wat doet de wachtlijst NIET?

Dit is essentieel om correct te begrijpen:

• ❌ Er worden geen automatische e-mails verstuurd wanneer tickets vrijkomen

• ❌ Er is geen automatische reservatie of boeking

• ❌ De wachtlijst beslist niet wie eerst recht heeft

De wachtlijst is een informatieve en communicatieve lijst, geen ticketingsysteem.

7. Hoe gebruik je de wachtlijst in de praktijk?

Scenario 1: Last-minute annuleringen

• Er komen enkele plaatsen vrij

• Je bekijkt de wachtlijst

• Je contacteert geïnteresseerden manueel

• Je vult lege stoelen alsnog

Scenario 2: Inzicht in populariteit

• Je ziet dat tientallen mensen zich inschrijven

• Dit signaal kan leiden tot:

  • extra voorstelling

  • zaalwissel

  • herneming later in het seizoen

Scenario 3: Publieksrelatie

• Bezoekers voelen zich gehoord

• Zelfs zonder tickets blijft het contact positief

8. Beveiliging, rollen en logging

• Alleen gebruikers met de juiste rol (admin / operator) zien wachtlijsten

• Alle beheeracties worden gelogd:

  • wie deed wat

  • wanneer

• Persoonsgegevens worden beveiligd opgeslagen

Dit is belangrijk voor interne opvolging én audit.

9. Status van de feature

Volledig beschikbaar

• Inschrijven bezoekers

• Bevestigingsmails

• Veilige afmelding

• Hiërarchische instellingen

• Beheerinterface

• Bulkacties

• Audit logging

Gepland voor de toekomst

• Maximum aantal inschrijvingen per wachtlijst

• Automatische meldingen bij vrijgekomen tickets

Tot zolang blijft de wachtlijst een krachtig, maar bewust manueel hulpmiddel.